Betriebsprüfung 2020

Auch das gehört leider dazu. Wir wurden Anfang 2020 für eine Betriebsprüfung ausgewählt und hatten dann das Vergnügen Ordner für 3 komplette Jahre zu unserem Steuerberater zu bringen. Das war ein halber Sprinter mit Umzugskartons.

Der Prüfer hatte sich 3 Tage im Büro der Kanzlei eingemietet und war sichtlich interessiert, wie das in einem Onlineshop alles funktioniert. Scheinbar waren wir “sein” erster Onlineshop, der alles aus einem Büro erledigt. Kein eigener Warenbestand, kein Lager und trotzdem wird hier verkauft. Rückfragen gab es auch keine und am Ende bleibt nur eine ordentliche Rechnung vom Steuerberater.

Eine Rückfrage gab es von unserer Seite dann aber noch. Müssen wir die geprüften Unterlagen noch aufheben? Da die geprüften Unterlagen jetzt an die Frist von 10 Jahren heranreichen und final geprüft wurden, dürfen die Ordner und Akten zum Ende des Jahres vernichtet werden. Da bringt uns dann gleich zum nächsten Problem: Wo sollen wir die Unterlagen denn entsorgen? Einfach in die Papiertonne werfen ist schlecht.

Wohin mit den alten Unterlagen?

Um die 200 große Ordner so zu vernichten, dass später keine Details daraus auftauchen, geht nur mit Hilfe. Wir haben uns dann für Hilfe der Sero Aktenvernichtung entschieden. Also alle Kartons wieder in den Keller und im Januar werden die Ordner dann sie wie sie sind abgeholt und gewissenhaft in Hamburg vernichtet.

Ein Großteil der Kommunikation erfolgt inzwischen sowieso elektronisch, so dass besonders seit Corona viel weniger Papierakten anfallen. Fast alle Unterlagen landen von den Partnern nur noch elektronisch bei uns. Die elektronischen Unterlagen haben wir seit 2007 alle immer noch im Archiv.